Auf EU-Ebene gibt es unter dem Stichwort ViDA Bestrebungen zur Modernisierung der Rechnungsstellung. In Österreich sind davon ausschließlich Rechnungen an die öffentliche Hand betroffen. Unternehmen müssen sich aber trotzdem mit dem Thema beschäftigen.

Ja: in Deutschland. Deutsche Unternehmen müssen ab 2025 eRechnungen empfangen können. Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung gibt es de facto ab 2027; ab 2028 sind auch Kleine betroffen.

Von der Neuerung können auch österreichische Unternehmen betroffen sein. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer eRechnung trifft auch uns, sofern Umsätze ausgeführt werden, die in Deutschland umsatzsteuerbar sind ab 2025. Darüber hinaus aus einer praktischen Überlegung: Bekommen österreichische Unternehmen Rechnungen von deutschen Unternehmen, können diese ab 2025 eRechnungen sein: Im Vorteil ist, wer technisch darauf vorbereitet ist.

Ja. ViDA steht für „VAT in the digital age“ und beruht auf einer EU-Richtlinie, die von den Mitgliedsstaaten umgesetzt werden muss. In Österreich gilt bereits seit Langem die eRechnungspflicht bei Leistungen an den Bund. Die weiteren Schritte werden in Österreich aber erst in den kommenden Jahren von Gesetzgeber umgesetzt ist. Bis 2028 rechnen wir aber damit, dass die eRechnungspflicht in Österreich umfassend greift: Unternehmen werden ihre Rechnungen digital übermitteln; ob dabei eine Kopie gleich auch an das Finanzamt gehen muss, wie dies heute schon in Italien vorgesehen ist, bleibt abzuwarten.

Eine pdf Rechnung ist keine eRechnung. Eine eRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Daten- Format– üblicherweise in Form einer xml Datei, das nach den Vorgaben der Norm EN 16931aufgebaut ist und so die entsprechend notwendigen Informationen digital enthält: das jetzt übliche Belegbild kann dabei entfallen; zum Sichtbarmachen der Rechnungsinformationen wird daher eine Softwarelösung notwendig werden.

In Deutschland erfüllen etwa die Rechnungsformate xRechnung und ZUGFeRD die Anforderungen europäischen Norm und gelten somit als eRechnungen. Es ist zu erwarten, dass in den kommenden Jahren die gängigen Fakturierungsprogramme mit diesen Standards ausgestattet werden und eRechnungen erzeugen können. Eine Rechnung – selbstgeschrieben in Word oder Excel wird es dann aber nicht mehr genügen.

MYACCOUNT stellt seinen Kunden eine Auswahl von Faktura Programmen zur Verfügung, die eRechnungen zum Beispiel im Format ZUGFeRD erstellen und versenden können. Das ZUGFeRD Format ist insofern praktisch, als dass die xml Dateiinformationen in Verbindung mit einer pdf Datei erzeugt wird: so kann der Rechnungsempfänger oder die Rechnungsempfängerin die Informationen am Belegbild auch optisch erfassen. Ganz leicht lassen sich solche Rechnungen zum Beispiel mit DATEV Auftragswesen next erstellen.

Die Verarbeitung erfolgt dann elektronisch, weshalb wir bei allen von uns bereitgestellten Belegerfassungslösungen vorbereitet sind die gängigen Formate auszulesen und zu verarbeiten. Schon jetzt können wir beispielsweise imBookman Cockpit oder in DATEV Unternehmen Online xRechnungen und ZUGFeRD Rechnungen verarbeiten. Etabliert sich in Zukunft ein eigener österreichischer Standard bilden unsere Programme auch diesen ab.

Die eRechnung gilt als große Verwaltungsvereinfachung. Tatsächlich ist es so, dass Eingangsrechnungen nicht mehr manuell abgetippt werden müssen. Angesichts der schon jetzt eingesetzten OCR-Systeme und der KI gestützten Bearbeitung bleibt der tatsächliche Nutzen wohl aber gering. Umgekehrt bringen eRechnung und Co aber natürlich neue Möglichkeiten der Überwachung durch die Steuerbehörden und wird noch mehr Fokus auf derVerfahrensdokumentationen liegen: was passiert mit einer Rechnung, bis die Vorsteuer in Anspruch genommen werden darf? Es wird also bei Betriebsprüfungen noch ein Stück weit formalistischer zugehen als wir dies jetzt gewohnt sind.

Vorteile gibt es aber natürlich insoweit, als dass Papierrechnungen auf Perspektive wohl endgültig der Vergangenheit angehören werden.